Ai cũng có lúc ghét máy in. Khi bạn cần in nhất thì lại có một bảng báo lỗi ngớ ngẩn, hay làm bạn rối tung vì bị kẹt giấy hoặc lem mực. Nhưng với sự kiên nhẫn và thận trọng, bạn có thể sẽ khắc phục được sự cố in ấn và tránh không bị trục trặc xảy ra. Dưới đây là cách giải quyết 5 trong số các trục trặcmáy in thường xảy ra nhất.
THỦ THUẬT
1. Kẹt giấy
Máy in bị kẹt giấy khi giấy nạp vào bị lệch, gây đùn giấy hay bị ngưng giữa chừng và giấy bị đùn kẹt cứng trong máy.
Khi bị kẹt giấy, vài máy in thường báo bằng đèn tín hiệu. Vài máy khác phát hiện ra chỗ bị kẹt giấy và hướng dẫn giải quyết qua màn hình điều khiển. Nếu máy in của bạn có tính năng này, hãy làm theo hướng dẫn; cũng nên xem lại tài liệu theo máy. Sau đây là thao tác cơ bản để bạn làm theo.
Tắt máy in: Nếu bạn muốn can thiệp vào bên trong máy, chắc hẳn bạn sẽ không muốn bị điện giật hay gặp vấn đề với các bộ phận đang hoạt động. Và nếu bạn đang cố sửa một máy in laser, bạn không muốn bộ phận sấy (fuser) sinh thêm nhiệt. Nếu giấy bị kẹt ở ngay hay gần bộ phận này, hãy đợi nó nguội hẳn.
Mở tất cả nắp máy mà giấy đi qua: Nếu không biết là nắp nào dẫn đến chỗ bị kẹt giấy, hãy tháo hay mở khay nạp giấy và lần theo đường nạp đến khay giấy ra, mở hết các nắp bạn thấy.
Cẩn thận rút các tờ giấy và mảnh giấy vụn: Tìm các tờ giấy bị kẹt hay nạp lệch, luôn cả những mảnh giấy vụn. Kéo mạnh giấy ra, nhưng cẩn thận và chậm rãi. Nếu có thể, kéo giấy theo chiều được nạp (không kéo lui). Lấy hết tất cả giấy và mảnh giấy vụn có thể gây kẹt thêm. Nếu bạn làm hư một bộ phận cơ nào của máy, hãy ngừng lại và gọi điện thoại cho dịch vụ bảo hành.
Đậy tất cả nắp lại và bật máy in: Khi được bật lại, máy in sẽ tự khởi động lại. Nếu máy báo còn bị kẹt giấy, hãy kiểm tra lại một lần nữa xem còn giấy vụn bị kẹt không. Nếu máy vẫn còn báo lỗi, hãy thử tắt máy và mở máy lại.
Nếu vẫn còn lỗi, hãy gọi dịch vụ.
Cách phòng tránh: Hãy dùng cùng một loại giấy trong khay nạp giấy. Dù máy của bạn có một hay nhiều khay nạp giấy, hãy cho máy biết đó là loại giấy nào. Nhiều bảng điều khiển của máy in có mục hay danh sách mà theo đó bạn có thể chọn giấy theo tên, kiểu, độ dầy, hay các tiêu chuẩn khác. Nếu bạn không biết chắc máy in của mình dùng loại giấy nào, hãy xem tài liệu theo máy. Khi nạp giấy lại, hãy chú ý cách nạp giấy như thế nào, kiểm tra lại có cần điều chỉnh thanh chỉ chiều dài hay chiều ngang hay không.
2. Kẹt lệnh in
Dù có tinh vi đến đâu, máy in cũng chỉ có thể in mỗi lượt một tài liệu. Một lượt in có thể bị chặn lại và làm kẹt tất cả các lượt sau. Nếu máy in bị ngừng lại không phải do trục trặc về cơ, hãy kiểm tra danh sách lệnh chờ in, xem tác vụ nào gây tắc nghẽn.
Máy in không nối mạng: Nếu máy tính của bạn dùng máy in riêng, bạn có thể xem danh sách in trực tiếp. Trong Windows, vào mục Printers của Control Panel; trong máy Mac, xem mục Print & Fax của phần Utilities. Tại đây, tác vụ in nào bị kẹt sẽ được liệt kê, và bạn có thể hủy tác vụ đó.
Máy in nối mạng: Trong danh sách chờ in trên mạng, bạn chỉ kiểm tra được các tác vụ bạn gửi từ máy tính của mình. Nếu tác vụ của người khác gây vấn đề, bạn phải hoặc liên lạc họ để họ giúp, hoặc yêu cầu bộ phận CNTT can thiệp.
Cách phòng tránh: Nếu tình trạng bị kẹt lệnh in thường xuyên xảy ra, bạn cần nhờ nhân viên CNTT tìm rõ lý do. Thường là dotập tin có kích thước quá lớn gây nghẽn mạng, hay do bộ nhớ của máy in, hay do cố gắng in trên loại giấy đặc biệt (như in tiêu đề) mà quên nạp giấy hay không chọn đúng khay, hay do in một tác vụ mà cần phải nạp giấy bằng tay.
3. Mất điện khi đang in
Hãy giải quyết trường hợp này như khi bị kẹt giấy.
Tắt máy in: Không nên để các bộ phận máy bất ngờ bị rối tung khi nguồn điện được phục hồi.
Dọn sạch đường dẫn giấy: Lấy những tờ giấy bị kẹt khi đang in.
Bật máy lại (khi có điện lại): Khi máy in khởi động, xem có hiển thị báo lỗi hay không, hay có tiếng động lạ có thể cho biết máy bị trục trặc hay hư hỏng. Nếu bạn dùng máy in laser hay LED, hãy xem tài liệu theo máy để có biện pháp bảo trì chùi sạch mực bị nghẹt ở trống từ (drum). Nếu sử dụng máy in phun, ống mực in phun bị nghẹt khi đang in cần phải được làm sạch. Thử in một trang và kiểm tra xem còn bị lem hay còn bị vệt sọc hay không; tham khảo tài liệu theo máy để được hướng dẫn thêm.
Cách phòng tránh: Trường hợp máy tự bị mất điện rất hiếm. Nếu khu vực của bạn thường xuyên bị cúp điện, hãy gắn máy in vào thiết bị lưu điện UPS để hoàn tất tác vụ in và tắt máy như thường lệ.
4. Sử dụng không đúng mặt giấy in ảnh
Bạn đang hăm hở chờ xem ảnh mình chụp in ra trông thế nào, nhưng ảnh in ra chỉ là những đốm mực lớn, không khô – bạn đã in không đúng mặt giấy in ảnh.
Hủy tác vụ in nếu có thể: Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đã ra lệnh in nhiều ảnh; mỗi tờ giấy in sai mặt sẽ làm tình hình thêm rối tung.
Cẩn thận rút giấy ra và đừng để vấy mực: Đừng để mực dính vào tay – hãy mang găng tay hay dùng khăn ăn hoặc khăn giấy.
Bỏ giấy: Dĩ nhiên bạn sẽ phải bỏ tờ giấy đã in hư này.
Cách phòng tránh: Xem tài liệu theo máy và dấu ghi trên khay để đảm bảo bạn nạp giấy in ảnh đúng cách.
5. Tràn mực
Mực in có thể bị tràn bên trong máy in khi sử dụng, hay có thể bị đổ lên mặt bàn, bắn lên quần áo, da, hay thảm khi bạn thay hộp mực.
Áp dụng biện pháp cơ bản:
Hãy để mực khô và chặn chỗ bị tràn lại.
Không nên dùng nước nóng, nước lạnh, hay hơi nóng để làm sạch mực; hãy dùng dung dịch làm sạch thông thường một cách cẩn thận và thận trọng.
Không nên dùng máy hút bụi gia dụng thông thường vì nó có thể thổi mực ra phía sau.
Tránh không hít mực.
Thử 3 cách cơ bản để làm sạch mực tràn:
Nếu mực tràn trên mặt phẳng cứng, hãy dùng giấy bồi hay khăn giấy cẩn thận quét mực vào bao nhựa hay túi đựng có nắp để vứt bỏ.
Dùng loại vải chùi mực đặc biệt để thấm mực. Cũng có thể dùng khăn giấy hay khăn vải thường.
Bạn cũng có thể dùng máy hút mực đặc biệt. Máy có đầu gắn để đưa vào các chỗ nhỏ hẹp và hút mực từ bên trong máy hay trên thảm, máy cũng có một túi đựng được các vật rất nhỏ.
Cách phòng tránh: Luôn cầm hộp mực cẩn thận, nhất là khi tháo lắp hộp mực. Trước khi tháo hộp mực, hãy phủ các khu vực xung quanh bằng giấy báo hay khăn giấy để tránh bị tràn, bắn mực.
Không hoảng hốt khi bị tràn mực: Hộp mực ít khi bị tràn trừ phi bị thủng, bẹp, nứt, hay dập. Hộp mực nạp lại thường bị rỉ hay tràn, nên hãy sử dụng cẩn thận. Các trang web trên mạng thường có lời khuyên làm sạch mực in bị tràn bằng cách dùng các chất như cồn, WD-40, hay keo xịt tóc để tẩy rửa – nhưng hiệu quả hay không còn tùy vào nơi dính mực và vào hàm lượng hóa chất.
Cách thông thường là xử lý vết mực tràn nhanh chóng nhưng cẩn thận, bắt đầu với các bước làm sạch cơ bản và nhanh nếu cần. Trước khi dùng chất làm sạch nào đó cho một diện tích lớn, hãy thử xem chất này có gây hư hại hay không.
Bước đầu tiên cho mọi trường hợp: Thấm mực tràn bằng vải hút hay khăn giấy.
Mực dính trên da: Dùng xà phòng và nước để rửa sạch. Nếu còn dính mực, hãy chà xát. Dùng thêm dung dịch làm sạch, nhưng hãy cẩn thận.
Mực dính vào vải hay thảm: Dùng xà phòng và nước để chải vết mực theo chiều đi lên và vào bên trong – theo chiều lên để không cho mực thấm sâu vào vải, theo chiều vào trong để tránh loang thêm vết mực. Dùng thêm dung dịch làm sạch, nhưng hãy cẩn thận.
Mực dính trên mặt cứng: Sau khi thấm mà vẫn còn vết mực, thử dùng phương pháp khác hay chất làm sạch thích hợp.
Mực dính bên trong máy in: Việc làm sạch máy sẽ lộn xộn mà kết quả không chắc chắn.
Tắt máy in nếu có thể. Nếu phải cần để máy bật khi tiếp cận hộp mực, tạm thời cứ để máy bật, và kiểm tra hộp mực. Bạn sẽ phải quyết định xem vết tràn có thể sẽ tệ hại hơn nếu bạn tháo hay để hộp mực lại trong máy in. Khi làm sạch, cố gắng không cho mực tràn thêm.
Bây giờ hãy tắt máy in nếu bạn chưa tắt máy, xem xét phía trong máy, tìm chỗ bị tràn mực và thấm mực càng nhiều càng tốt. Sau đó, dùng cồn để chùi lại, dùng vải không có xơ để làm sạch thêm; cẩn thận không để thứ gì kẹt lại bên trong.
In thử một trang xem có còn mực bên trong không, giấy in còn bị lem hay bị vệt sọc liên tục hay không. Xem máy in có hoạt động bình thường không.
Nếu may mắn, mọi chuyện sẽ bình thường lại sau khi cho giấy chạy nhiều tờ qua máy để mực bị tràn in thấm hết. Nếu không may, mực tràn cònlại trong máy sẽ gây thêm hư hại.
Cách phòng tránh: Dùng hộp mực cẩn thận, nhất là hộp đã nạp mực lại và khi tháo lắp hộp mực. Nếu bạn thường bị tràn mực, hãy phủ khu vực máy in bằng giấy báo hay khăn giấy.