Giới thiệu
Giải pháp xử lý được Google đưa ra là sử dụng kết nối trung gian thông qua “đám mây” hay còn gọi là “Cloud Print” để in ấn khi bạn đang ở bên ngoài và những máy in tương thích với chuẩn này sẽ mang ký hiệu Cloud Print Ready.
Đầu năm nay, hãng máy in OKI có giới thiệu 2 mẫu máy in đa chức năng mới có tích hợp Cloud Print Ready là MB472 và MB492. Đây là 2 chiếc máy in laser đen trắng tốc độ cao với khả năng in, fax, scan, copy 2 mặt hoàn toàn tự động. Trong đó OKI MB472 có kết nối wifi còn OKI MB492 được trang bị màn hình cảm ứng giúp dễ dàng thao tác và sử dụng, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà chúng ta có thể lựa chọn 1 trong 2 mẫu cho phù hợp. Với vài bước khai báo đơn giản, máy in OKI sẽ tự động “lên mây” sẵn sàng để sử dụng từ xa. Khi đó, từ bất cứ đâu trên thế giới, chỉ cần bạn có thiết bị kết nối mạng thì đều có thể sử dụng máy in OKI.
Bộ đôi máy in đa năng OKI MB472 và MB492
Phương pháp quản lý và ứng dụng
Google luôn đề cao vấn đề bảo mật và ở công nghệ Cloud Print này cũng vậy, mỗi chiếc máy in sẽ chỉ có một người sở hữu (owner) quản lý máy in, những người khác nếu muốn in ấn qua Cloud Print phải được chủ sở hữu cho phép. Bên cạnh đó, toàn bộ các lệnh in từ các user sẽ được lưu lại và kiểm soát, giúp người sở hữu dễ dàng quản lý tình trạng và cường độ in ấn từ xa qua các Log được lưu lại.
Ứng dụng đầu tiên và dễ dàng nhất là in ấn từ xa: Khi bạn đang đi gặp khách hàng, công tác ở bên ngoài có thể gửi file in trực tiếp đến máy in OKI để in ngay tài liệu đang cần gấp rất tiện lợi và nhanh chóng thông qua ứng dụng Cloud Print được cài sẵn trên thiết bị di động hoặc in trực tiếp trên web thông qua tài khoản Gmail.
Ứng dụng tiếp theo mà mình muốn đề cập tới là giải pháp “In ấn tập trung”, giải pháp này dành cho những công ty có nhiều chi nhánh giao hàng ở nhiều nơi như các công ty nước khoáng, gas, thức ăn nhanh… Chúng ta trang bị cho bộ phận giao hàng ở mỗi chi nhánh một chiếc máy in có chứng nhận “Cloud Print Ready” như OKI MB472 hoặc OKI MB492. Từ tổng đài điện thoại, khi có đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ gửi đến chi nhánh gần khách hàng nhất thông qua máy in OKI, các nhân viên giao hàng sẽ nhận đơn hàng được in ra từ máy in và tiến hành vận chuyển ngay mà không cần thông qua máy tính, điện thoại… giảm bớt rất nhiều khâu trung gian. Ngoài việc tiết kiệm thời gian, giải pháp “In ấn tập trung” còn giúp chúng ta dễ dàng quản lý các đơn hàng thông qua các lệnh in được lưu lại trên ứng dụng. Các trạng thái in thành công hoặc lỗi cho biết đơn hàng có được gửi đến đầu bên kia hay chưa, các file này sẽ được lưu lại trên Google Drive dễ dàng để xem lại và chỉnh sửa. Ngoài ra, với chức năng “Scan và Fax đảo mặt gửi đến Email” có sẵn trên các dòng máy in đa năng OKI, bạn có thể yên tâm rằng mình được hỗ trợ đầy đủ từ các chức năng trên máy cho dù đang ở bất cứ đâu.
Kết luận
Cloud Print là một công nghệ rất hay của Google giúp kết nối và sử dụng máy in một cách linh hoạt mang lại sự tiện dụng cho người dùng máy in ngay cả khi đang ở bên ngoài. Giải pháp “In ấn tập trung” bằng cách thông qua một đầu não xử lý công việc và gửi đơn hàng đến các bộ phận bên dưới bằng văn bản rõ ràng, rành mạch tiết kiệm thời gian khi loại bỏ các khâu trung gian. Máy in OKI MB472 và MB492 là những sự lựa chọn đáng giá khi được tích hợp đầy đủ Cloud Print Ready và cấu hình mạnh mẽ đủ đáp ứng nhu cầu in văn phòng cũng như in ấn từ xa cho doanh nghiệp.